Τα νομικά άρθρα του GDPR περιγράφουν λεπτομερώς τον διορισμό υπευθύνου προστασίας δεδομένων (DPO), τη θέση του και τα καθήκοντά του σε τρεις διαφορετικές ενότητες. Τίθεται το ερώτημα υπό ποιες προϋποθέσεις είναι ο διορισμός υπεύθυνου προστασίας δεδομένων για την εταιρεία σας όχι μόνο προαιρετικός αλλά και υποχρεωτικός βάσει του GDPR;
Σε αυτό το άρθρο απαντάμε σε αυτήν την ερώτηση και εξετάζουμε λεπτομερώς τις ευθύνες ενός υπευθύνου προστασίας δεδομένων και παρουσιάζουμε τις διαφορές μεταξύ των εσωτερικών και εξωτερικών υπαλλήλων προστασίας δεδομένων.
Τι καθήκοντα έχει ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων;
Ρόλοι και ευθύνες ενός υπευθύνου προστασίας δεδομένων GDPR
Ο ρόλος του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων είναι να λειτουργεί ως γέφυρα μεταξύ της εταιρείας σας και των ρυθμιστικών αρχών. Είναι κεντρικός στη διαχείριση της προστασίας δεδομένων και παρακολουθεί τη συμμόρφωση με τον GDPR και άλλους σχετικούς νόμους περί προστασίας δεδομένων. Ένας υπεύθυνος προστασίας δεδομένων θα πρέπει να μπορεί να συμβουλεύει την εταιρεία σας για τυχόν προκλήσεις προστασίας δεδομένων και να προωθεί προληπτικά μέτρα, για παράδειγμα μέσω της εκπαίδευσης των εργαζομένων σας.
Ένας υπεύθυνος προστασίας δεδομένων σύμφωνα με τον GDPR πρέπει να εκπληρώνει τα ακόλουθα καθήκοντα
- Εξασφάλιση συμμόρφωσης: Παρακολούθηση της συμμόρφωσης με όλους τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς περί προστασίας δεδομένων.
- Διαδικασίες παρακολούθησης: Περιλαμβάνει την παρακολούθηση αξιολογήσεων επιπτώσεων στην προστασία των δεδομένων για την αξιολόγηση των κινδύνων επεξεργασίας δεδομένων.
- Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση εργαζομένων: Προώθηση γνώσεων προστασίας δεδομένων μεταξύ των εργαζομένων.
- Συνεργασία με εποπτικές αρχές: Λειτουργεί ως σημείο επαφής για τις αρχές προστασίας δεδομένων.
- Προσβασιμότητα και συμβουλές: Ο ΥΠΔ θα πρέπει να είναι προσβάσιμος ανά πάσα στιγμή, προκειμένου να αντιμετωπίζονται αποτελεσματικά ζητήματα προστασίας δεδομένων.
- Τήρηση αρχείων: Τήρηση λεπτομερών αρχείων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων του οργανισμού.
- Αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων: Ένας ΥΠΔ θα πρέπει να είναι απαλλαγμένος από οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων.
Ποιος χρειάζεται έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων σύμφωνα με τον GDPR;
Κάθε δημόσιος οργανισμός χρειάζεται έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων και οι ιδιωτικές εταιρείες πρέπει να ορίσουν έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων εάν οι δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων τους πληρούν ορισμένα κριτήρια. Εάν γνωρίζετε ήδη ότι επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα, η ακόλουθη ενότητα είναι σημαντική για εσάς, καθώς η επεξεργασία τέτοιων δεδομένων απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή και προσοχή σύμφωνα με τον GDPR.
Πότε απαιτείται υπεύθυνος προστασίας δεδομένων βάσει του GDPR;
Η υποχρέωση διορισμού DPO βάσει του GDPR προκύπτει όταν η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από μια εταιρεία πληροί ορισμένα κριτήρια:
- Η κύρια δραστηριότητα της Εταιρείας περιλαμβάνει τη διενέργεια δραστηριοτήτων οι οποίες, από τη φύση, το πεδίο και τους στόχους τους, απαιτούν τακτική και συστηματική εντατική παρακολούθηση των υποκειμένων των δεδομένων .
- Οι κύριες δραστηριότητες περιλαμβάνουν τη μεγάλης κλίμακας επεξεργασία ειδικών κατηγοριών προσωπικών δεδομένων βάσει του άρθρου 9 του GDPR και δεδομένων για ποινικές καταδίκες και αδικήματα βάσει του άρθρου 10 του GDPR.
Επιπλέον, ο GDPR απαιτεί τον διορισμό υπευθύνου προστασίας δεδομένων για κάθε δημόσια αρχή ή οργανισμό (εκτός από τα δικαστήρια στη δικαστική τους δραστηριότητα).
Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων εσωτερικού ή εξωτερικού;
Το να αποφασίσετε εάν ένας εσωτερικός ή εξωτερικός υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (DPO) είναι καλύτερος για τον οργανισμό σας εξαρτάται από δύο παράγοντες: τις ειδικές ανάγκες του οργανισμού σας και τους πόρους σας. Ένας εσωτερικός υπεύθυνος προστασίας δεδομένων μπορεί να είναι μια αποτελεσματική επιλογή εάν η σχετική τεχνογνωσία υπάρχει ήδη στον οργανισμό, καθώς αυτή η θέση μπορεί να αναληφθεί ή να αναπτυχθεί αποτελεσματικά από έναν υπάλληλο του οργανισμού. Από την άλλη πλευρά, εάν απαιτείται υψηλό επίπεδο τεχνογνωσίας, αντικειμενικότητας και αποτελεσματικότητας για την εφαρμογή της προστασίας δεδομένων, η επιλογή εξωτερικού υπεύθυνου προστασίας δεδομένων μπορεί να είναι επωφελής. Ο συνεργάτης μας, ένας διαπιστευμένος εξωτερικός πάροχος υπηρεσιών DPO , προσφέρει επαγγελματική υποστήριξη που πληροί αυτά τα κριτήρια.
Παρακάτω συνοψίζουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα και των δύο επιλογών:
Υπεύθυνος εσωτερικής προστασίας δεδομένων
Πλεονεκτήματα
- Εξοικείωση με την εταιρεία: Οι εσωτερικοί υπεύθυνοι προστασίας δεδομένων γνωρίζουν πολύ καλά την εταιρεία, τις διαδικασίες και τους υπαλλήλους της, γεγονός που επιτρέπει τη βαθύτερη ενσωμάτωση της προστασίας δεδομένων στις καθημερινές διαδικασίες.
- Κόστος: Συχνά φθηνότερο επειδή δεν χρειάζεται να προσληφθεί νέος υπάλληλος και δεν υπάρχουν έξοδα εξωτερικής συμβουλευτικής.
Μειονεκτήματα
- Διένεξες πόρων και εργασιών: Οι πρόσθετες εργασίες ενός DPO μπορεί να δυσκολέψουν τη διαχείριση του υπάρχοντος φόρτου εργασίας. Ίσως χρειαστεί να προσληφθεί νέος υπάλληλος.
- Προστασία έναντι απόλυσης: Υπάρχουν νομικές ιδιαιτερότητες σχετικά με την προστασία από απόλυση που μπορεί να δυσκολέψουν τις αποφάσεις προσωπικού.
Εξωτερικός υπεύθυνος προστασίας δεδομένων
Πλεονεκτήματα
- Εξειδικευμένη εμπειρογνωμοσύνη: Οι εξωτερικοί υπεύθυνοι προστασίας δεδομένων είναι συχνά υψηλά προσόντα και πάντα ενημερωμένοι για τις τελευταίες εξελίξεις στη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων.
- Αντικειμενικότητα: Μέσω της εξωτερικής τους θέσης, οι ΥΠΔ μπορούν να προσφέρουν μια πιο αντικειμενική προοπτική για θέματα προστασίας δεδομένων εντός της εταιρείας.
- Αποδοχή: Οι εξωτερικοί υπεύθυνοι προστασίας δεδομένων θεωρούνται συχνά ως πιο ουδέτεροι από τα συμβούλια επιχειρήσεων και τους υπαλλήλους, γεγονός που μπορεί να διευκολύνει τη συνεργασία.
Μειονεκτήματα
- Προσβασιμότητα: Οι εργαζόμενοι μπορεί να διστάζουν να προσεγγίσουν έναν εξωτερικό Υπεύθυνο Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων με ερωτήσεις ή ζητήματα.
Ανεξάρτητα από την επιλογή εσωτερικού ή εξωτερικού DPO, η εταιρεία έχει την τελική ευθύνη για την προστασία των δεδομένων. Συνιστάται λοιπόν να αξιολογήσετε προσεκτικά τόσο τις εσωτερικές δυνατότητες όσο και τις εξωτερικές επιλογές προκειμένου να εξασφαλίσετε τη βέλτιστη λύση για την εταιρεία σας.
συμπέρασμα
Το να αποφασίσετε εάν και ποιος τύπος υπευθύνου προστασίας δεδομένων (εσωτερικός ή εξωτερικός) είναι καλύτερος για την εταιρεία σας θα πρέπει να βασίζεται σε μια ενδελεχή αξιολόγηση των ειδικών σας αναγκών.
Για περισσότερες πληροφορίες και επαγγελματική υποστήριξη, επισκεφθείτε τον ιστότοπο του συνεργάτη μας , ενός έμπειρου παρόχου υπηρεσιών εξωτερικού DPO. Χρησιμοποιήστε την τεχνογνωσία τους για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την εταιρεία σας σύμφωνα με τον GDPR και ταυτόχρονα να βελτιστοποιήσετε τα πρότυπα προστασίας δεδομένων.
