PIPEDA – Ο Καναδικός Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε τα πάντα σχετικά με τον καναδικό κανονισμό προστασίας δεδομένων PIPEDA και τον επερχόμενο κανονισμό CPPA. Στο επόμενο άρθρο θα αναφερθούμε σε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα Cookies & Consent.

Τι είναι το PIPEDA;

Το PIPEDA είναι η συντομογραφία του νόμου περί προστασίας προσωπικών πληροφοριών και ηλεκτρονικών εγγράφων και αναφέρεται στον νέο Καναδικό Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων. Η τροπολογία συνδυάζει τους δύο προηγούμενους καναδικούς νόμους περί προστασίας δεδομένων Νόμο περί Προστασίας του Απορρήτου των Καταναλωτών (CPPA) και Νόμο του Δικαστηρίου Προσωπικών Πληροφοριών και Προστασίας Δεδομένων (PIDPTA) σε έναν ολοκληρωμένο κανονισμό ισοδύναμο με τον GDPR. Η αναφορά στον Ευρωπαϊκό Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων μπορεί να φανεί σε πολλά σημεία στο PIPEDA, γι’ αυτό συχνά ονομάζεται και GDPR Canada.

Παρόμοια με τον GDPR, ο Καναδικός νόμος περί προστασίας δεδομένων ρυθμίζει τον χειρισμό των προσωπικών πληροφοριών που συλλέγονται και αποθηκεύονται ως μέρος εμπορικών δραστηριοτήτων. Ο νόμος περί προστασίας προσωπικών πληροφοριών και ηλεκτρονικών εγγράφων PIPEDA είναι επομένως σημαντικός για όλες τις εταιρείες που θέλουν να προσεγγίσουν τους καταναλωτές στον Καναδά με υπηρεσίες και προϊόντα – είτε είναι σταθερές είτε πωλήσεις εξ αποστάσεως. Εμπορικές δραστηριότητες κατά την έννοια του ΠΙΠΕΔΑ είναι όλες οι συναλλαγές και ενέργειες εμπορικής προέλευσης ή με εμπορική πρόθεση.

Το PIPEDA ισχύει για εταιρείες και οργανισμούς που υπόκεινται σε ομοσπονδιακή ρύθμιση και υπόκεινται στην καναδική νομοθεσία. Ο νόμος περί προστασίας προσωπικών πληροφοριών και ηλεκτρονικών εγγράφων ισχύει επίσης για τον ιδιωτικό τομέα κάθε επαρχίας, εκτός εάν μια επαρχία έχει θεσπίσει τη δική της νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων, η οποία είναι σε γενικές γραμμές παρόμοια με τον νόμο περί προστασίας προσωπικών πληροφοριών και ηλεκτρονικών εγγράφων PIPEDA. Μόνο η Βρετανική Κολομβία, η Αλμπέρτα και το Κεμπέκ έχουν νόμους περί απορρήτου που είναι γενικά παρόμοιοι με τον νόμο περί προστασίας προσωπικών πληροφοριών και ηλεκτρονικών εγγράφων PIPEDA. Εάν μια εταιρεία εδρεύει στη Βρετανική Κολομβία, την Αλμπέρτα ή το Κεμπέκ, ο νόμος περί προστασίας προσωπικών πληροφοριών και ηλεκτρονικών εγγράφων ισχύει για προσωπικές πληροφορίες που συλλέγονται από αυτούς τους οργανισμούς όπου οι εμπορικές χρήσεις των πληροφοριών υπερβαίνουν τα όρια αυτής της επαρχίας.

Οι 10 αρχές απορρήτου στον νόμο περί προστασίας προσωπικών πληροφοριών και ηλεκτρονικών εγγράφων PIPEDA

Οι επιχειρήσεις που πρέπει να συμμορφώνονται με τους κανονισμούς PIPEDA θα πρέπει να λάβουν υπόψη τις αρχές προστασίας δεδομένων αυτού του GDPR για τον Καναδά εγκαίρως. 10 σημεία περιγράφουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που πρέπει να ακολουθούν οι οργανισμοί κατά τη διεξαγωγή εμπορικών συναλλαγών με Καναδούς καταναλωτές βάσει του GDPR για τον Καναδά :

  1. Ευθύνη
  2. δέσμευση
  3. συγκατάθεση
  4. Αποφυγή δεδομένων και οικονομία δεδομένων
  5. Αποθήκευση, χρήση και επεξεργασία
  6. ακρίβεια
  7. ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα
  8. διαφάνεια
  9. δικαίωμα παροχής πληροφοριών
  10. δικαίωμα έφεσης

Όποιος είναι εξοικειωμένος με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων θα αναγνωρίσει ήδη πολλές πτυχές στην επισκόπηση των 10 αρχών του PIPEDA που μπορούν επίσης να βρεθούν στον GDPR της ΕΕ . Ωστόσο, υπάρχουν διαφορές στη λεπτομέρεια , επίσης και ιδιαίτερα σε ό,τι αφορά τη συγκατάθεση για τη συλλογή προσωπικών δεδομένων. Ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε καθένα από τα 10 σημεία:

1. Υπευθυνότητα

Η αρχή της λογοδοσίας σημαίνει ότι, πάνω από ένα ορισμένο μέγεθος, ένας οργανισμός πρέπει να ορίσει ένα άτομο που θα είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των συλλεγόμενων και προσωπικών δεδομένων. Αυτό το άτομο ονομάζεται υπεύθυνος προστασίας δεδομένων στο GDPR – στον νόμο περί προστασίας προσωπικών πληροφοριών και ηλεκτρονικών εγγράφων PIPEDA ονομάζεται Privacy Officer ή Chief Privacy Officer (CPO) . Σε μικρότερες εταιρείες, ο Υπεύθυνος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων μπορεί επίσης να ασκεί το ρόλο του/της σε βάση μερικής απασχόλησης . Το κύριο καθήκον της έγκειται στην ανάπτυξη, εφαρμογή και παρακολούθηση διαδικασιών που πληρούν τις απαιτήσεις προστασίας δεδομένων σύμφωνα με το PIPEDA . Επιπλέον, ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων πρέπει να λαμβάνει και να απαντά σε καταγγελίες σχετικά με τη συλλογή δεδομένων . Ένας άλλος σημαντικός τομέας είναι η εκπαίδευση των εργαζομένων και η κοινοποίηση απαιτήσεων προστασίας δεδομένων που σχετίζονται με επιμέρους τομείς ευθύνης. Εάν ο καταναλωτής έχει δώσει τη συγκατάθεσή του για επεξεργασία δεδομένων από τρίτα μέρη, ο Υπεύθυνος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων είναι υπεύθυνος για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του PIPEDA από τα τρίτα μέρη.

2. Περιορισμός Σκοπού

Γιατί η εταιρεία θέλει να αποθηκεύσει τα προσωπικά στοιχεία ενός πελάτη ; Ο σκοπός πρέπει να δηλώνεται στον καταναλωτή το αργότερο τη στιγμή που καταγράφονται τα δεδομένα. Η αποκάλυψη δημιουργεί διαφάνεια, αλλά και διευκολύνει την εταιρεία να εφαρμόσει συγκεκριμένη πρόσβαση. Σύμφωνα με την ΠΙΠΕΔΑ, σκοπός της συλλογής δεδομένων είναι να κοινοποιείται σε κάθε εργαζόμενο που έρχεται σε επαφή με πελάτες. Εάν, για παράδειγμα, ένας πελάτης ζητήσει τη διεύθυνση ή τον αριθμό τηλεφώνου κατά την πραγματοποίηση μιας αγοράς στο ταμείο, πρέπει να του εξηγηθεί η χρήση των πληροφοριών δεδομένων κατόπιν αιτήματος . Τα έντυπα και τα ηλεκτρονικά έντυπα που συλλέγουν προσωπικές πληροφορίες από πελάτες πρέπει επίσης να περιγράφουν με σαφήνεια τον σκοπό της συλλογής. Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν για νέο σκοπό χωρίς τη ρητή άδεια του πελάτη. Εξαίρεση αποτελούν οι νομικές απαιτήσεις που το απαιτούν.

3. Συγκατάθεση

Μια εταιρεία δεν πρέπει να συλλέγει, να χρησιμοποιεί ή να αποκαλύπτει προσωπικά δεδομένα χωρίς τη γνώση και τη συγκατάθεση του πελάτη. Η πρόθεση συλλογής δεδομένων πελατών πρέπει να γνωστοποιείται ξεκάθαρα και ξεκάθαρα. Εάν ζητηθούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε μορφή, δεν επιτρέπονται διφορούμενες διατυπώσεις. Ένα άτομο δεν θα βρεθεί σε μειονεκτική θέση εάν αρνηθεί να παράσχει πληροφορίες. Επομένως, οι εταιρείες πρέπει επίσης να διαθέτουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους σε καταναλωτές που δεν θέλουν να παρέχουν δεδομένα που δεν σχετίζονται με το προϊόν ή την υπηρεσία. Υπάρχουν μερικές εξαιρέσεις: Μια εταιρεία μπορεί να μην δώσει τη συγκατάθεσή της εάν υπάρχουν νομικοί ή ιατρικοί λόγοι για να μην το κάνει. Λόγοι ασφαλείας μπορεί επίσης να ισχύουν για ορισμένα προϊόντα. Και εάν συλλέγονται πληροφορίες για την επιβολή του νόμου, η συναίνεση επίσης αίρεται. Η συγκατάθεση μπορεί επίσης να παραιτηθεί σε περιπτώσεις όπου ένα άτομο είναι ανήλικο, σοβαρά άρρωστο ή διανοητικά ανάπηρο. Ωστόσο, η συγκατάθεση μπορεί να δοθεί και από εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο.

Με το είδος της συγκατάθεσης, γίνεται διάκριση μεταξύ:

  • σαφής
  • σιωπηρά
  • εξαιρεθείτε

Σε πολλές περιπτώσεις – όπως η ηλεκτρονική εγγραφή – όπως στον Ευρωπαϊκό Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, απαιτείται και εδώ η ρητή συγκατάθεση του καταναλωτή. Συνήθως δεν παρέχεται εξαίρεση. Για παράδειγμα, δεν επιτρέπεται η εκ των προτέρων αντιστοίχιση τικ ή κουμπιών στο Cookie Consent PIPEDA – ισοδύναμο με τους κανονισμούς για τα cookie στον GDPR. Κατ’ αρχήν, η συγκατάθεση δεν χρειάζεται να δοθεί γραπτώς – αρκεί η προφορική συγκατάθεση. Για παράδειγμα, αρκεί ένα ενδιαφερόμενο μέρος να δώσει τη συγκατάθεσή του να συμπεριληφθεί σε ένα ενημερωτικό δελτίο μέσω τηλεφώνου. Ωστόσο , η συγκατάθεση που δίνεται τακτικά μέσω τηλεφώνου καθιστά πιο δύσκολη για μια εταιρεία την παροχή αποδεικτικών στοιχείων . Σε ορισμένες περιπτώσεις, η συγκατάθεση μπορεί επίσης να προέλθει απευθείας από τις ενέργειες του καταναλωτή.

Οι καταναλωτές μπορούν να αποσύρουν τη συγκατάθεσή τους ανά πάσα στιγμή, με την επιφύλαξη συμβατικών και νομικών περιορισμών και προθεσμιών.Η εταιρεία οφείλει να ενημερώσει τον πελάτη για τις συνέπειες της ανάκλησης της συγκατάθεσης.

4. Αποφυγή δεδομένων και οικονομία δεδομένων

Η αρχή του περιορισμού της συλλογής δεδομένων στον όγκο των δεδομένων που απαιτούνται για έναν σκοπό είναι μια αρχή που διαδραματίζει επίσης σημαντικό ρόλο στον Ευρωπαϊκό GDPR. Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από μια εταιρεία θα πρέπει να περιορίζονται στα απαραίτητα για μια ενέργεια στο πλαίσιο μιας επιχειρηματικής σχέσης.

Η συλλογή και αποθήκευση περιττών προσωπικών δεδομένων πρέπει επίσης να αποφεύγεται σύμφωνα με το ΠΙΠΕΔΑ. Η δίκαιη και νόμιμη διαχείριση των δεδομένων, που κρύβεται πίσω από τη φράση «Δίκαια και Νόμιμα Μέσα», στοχεύει στην κυριαρχία των δεδομένων του πελάτη και στην ανάγκη για διαφανείς διαδικασίες. Ο σκοπός για τον οποίο θα πρέπει να συλλέγονται ορισμένα προσωπικά δεδομένα δεν πρέπει να συγκαλύπτεται από εξαπάτηση ή διφορούμενες δηλώσεις.

5. Αποθήκευση, χρήση και επεξεργασία

Η χρήση καταγεγραμμένων δεδομένων μπορεί να κινείται μόνο στον διάδρομο που είναι γνωστός στον πελάτη και στον οποίο έχει δώσει τη συγκατάθεσή του. Η αποκάλυψη ή άλλη χρήση προσωπικών δεδομένων δεν επιτρέπεται σύμφωνα με τον Καναδικό Κανονισμό Γενικής Προστασίας Δεδομένων PIPEDA. Οι περίοδοι διατήρησης βασίζονται στις απαιτήσεις της εταιρείας και σε άλλους νομικούς κανονισμούς. Η συνιστώμενη ελάχιστη περίοδος διατήρησης για τις εταιρείες είναι ένα έτος. Αυτή η περίοδος αφήνει στην εταιρεία επαρκή ικανότητα να ελέγχει και να συμμορφώνεται με τις νομικές απαιτήσεις. Η μέγιστη περίοδος διατήρησης καθορίζεται και γνωστοποιείται από την εταιρεία.

Δεν επιτρέπεται απεριόριστη αποθήκευση δεδομένων – ο καταναλωτής πρέπει να ενημερώνεται κατόπιν αιτήματος πότε τα δεδομένα του θα διαγραφούν οριστικά. Εάν είναι επιθυμητό, τα δεδομένα μπορούν να ανωνυμοποιηθούν και να καταστραφούν εκ των προτέρων, λαμβάνοντας υπόψη τις προθεσμίες. Επιπλέον, ένας οργανισμός πρέπει να μπορεί να αποκαλύψει ποιος έχει λάβει συγκατάθεση για την επεξεργασία των δεδομένων και σε ποιο βαθμό.

6. Ακρίβεια

Η αρχή της ακρίβειας διασφαλίζει ότι τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από μια εταιρεία είναι σωστά, πλήρη και ενημερωμένα για τους σκοπούς για τους οποίους χρησιμοποιούνται.

Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι τα δεδομένα που συλλέγονται πρέπει να χρησιμοποιηθούν προς το καλύτερο συμφέρον του καταναλωτή.

Η προδιαγραφή της ορθότητας στην PIPEDA δεν είναι σημαντική μόνο για τη σχέση μεταξύ επιχειρήσεων και πελατών. Για παράδειγμα, εάν ένας οργανισμός συλλέγει προσωπικά δεδομένα για να ελέγξει τα προφίλ των αιτούντων πριν από μια διαδικασία πρόσληψης, πρέπει να διασφαλιστεί ότι η εσφαλμένη ή ελλιπής καταγραφή δεν οδηγεί σε μειονεκτήματα για τους αιτούντες.

Ενημέρωση Προσωπικών Στοιχείων

Γενικά δεν επιτρέπεται η αυτόματη και τακτική ενημέρωση προσωπικών δεδομένων. Αυτή η κατευθυντήρια γραμμή στο PIPEDA ισχύει επίσης για πληροφορίες που διαβιβάζονται σε τρίτους.

7. Ακεραιότητα και Εμπιστευτικότητα

Η αρχή της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας σημαίνει ότι τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να προστατεύονται από απώλεια ή κλοπή , μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, αποκάλυψη, αντιγραφή, τροποποίηση ή μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Αυτή η αρχή ισχύει ανεξάρτητα από τη μορφή στην οποία αποθηκεύονται τα δεδομένα.

Κατάλληλα προστατευτικά μέτρα

Η προσπάθεια εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας. Μια μικρή επιχείρηση που συλλέγει διευθύνσεις email πελατών για ένα διαδικτυακό ενημερωτικό δελτίο μπορεί να αποθηκεύσει τις διευθύνσεις email σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Εάν ο πίνακας προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης και επιπλέον κρυπτογραφείται σε υψηλό βαθμό, μπορεί να θεωρηθεί επαρκής προστασία.

Οι μεγάλοι οργανισμοί διαχειρίζονται συχνά ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα σε μεγάλη κλίμακα – παρά την οικονομία δεδομένων. Αυτές οι εταιρείες είναι επίσης πιο πιθανό να γίνουν στόχοι επιτιθέμενων, επομένως πρέπει να ληφθούν πολύ ισχυρότερα μέτρα ασφαλείας εδώ.

Όλα τα μέτρα ασφαλείας θα πρέπει να προσφέρουν προστασία άνω του μέσου όρου για τα προσωπικά δεδομένα που πρέπει να προστατευθούν, προκειμένου να διασφαλιστεί υψηλό επίπεδο ακεραιότητας.

Καταστροφή Προσωπικών Δεδομένων

Εάν πρόκειται να διατεθούν ή να καταστραφούν προσωπικά δεδομένα, μπορεί να αποκλειστεί η ανάκτηση με βάση την ανθρώπινη κρίση και με τη χρήση υψηλών τεχνολογικών προτύπων για την καταστροφή δεδομένων. Αυτό ισχύει τόσο για τη φυσική καταστροφή εγγράφων σε χαρτί όσο και για την καταστροφή βάσεων δεδομένων σε μονάδες μνήμης.

8. Διαφάνεια

Μια εταιρεία πρέπει να κάνει εύκολα προσβάσιμες τις πολιτικές και τις διαδικασίες της για το χειρισμό προσωπικών πληροφοριών. Οι πελάτες πρέπει επομένως να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες χωρίς περίπλοκες παρακάμψεις. Οι απαντήσεις στα ερωτήματα των καταναλωτών σχετικά με την προστασία δεδομένων πρέπει να απαντώνται σε εύλογο χρόνο και όσο το δυνατόν πιο άμεσα . Οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να διατυπώνονται με τρόπο που να είναι γενικά κατανοητός. Η νομική ορολογία πρέπει να αποφεύγεται.

Απαιτήσεις από την ΠΙΠΕΔΑ

Σύμφωνα με το PIPEDA, ένας οργανισμός πρέπει να παρέχει αυτά τα δεδομένα κατόπιν αιτήματος:

  • Όνομα ή τίτλος και διεύθυνση του ατόμου που είναι υπεύθυνο για τις πολιτικές και τις πρακτικές του οργανισμού και στο οποίο μπορούν να παραπέμπονται παράπονα ή έρευνες.
  • Τρόποι πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα
  • Είδος προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται συμπεριλαμβανομένης περιγραφής της χρήσης τους.
  • Γραπτές πληροφορίες που εξηγούν τις πολιτικές και τα πρότυπα του οργανισμού της εταιρείας

9. Δικαίωμα στην ενημέρωση

Κατόπιν αιτήματος, μια εταιρεία πρέπει να παρέχει σε ένα άτομο πληροφορίες σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα που αποθηκεύονται και τη χρήση τους μετά τον έλεγχο ταυτότητας. Εάν ένας πελάτης αμφιβάλλει για την ορθότητα ή την πληρότητα των προσωπικών δεδομένων, μπορεί να επιμείνει στην αλλαγή των καταγεγραμμένων δεδομένων. Αυτό μπορεί να σημαίνει διόρθωση , διαγραφή ή προσθήκη δεδομένων .

εξαιρέσεις

Πληροφορίες σχετικά με προσωπικά δεδομένα μπορούν να απορριφθούν για διάφορους λόγους. Αυτό συμβαίνει όταν οι πληροφορίες υπόκεινται σε προνόμιο δικηγόρου-πελάτη ή όπου θα αποκαλυφθούν εμπιστευτικές επιχειρηματικές πληροφορίες.

Απαιτήσεις πιστοποίησης ταυτότητας

Προτού χορηγήσει πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα, μια εταιρεία πρέπει να διασφαλίσει ότι επικοινωνεί με το κατάλληλο άτομο.

Ορισμένοι οργανισμοί το κάνουν αυτό ζητώντας ταυτότητα που έχει εκδοθεί από την κυβέρνηση. Εάν είναι απαραίτητο, είναι επίσης δυνατή η επαλήθευση βάσει πληροφοριών λογαριασμού σε συνδυασμό με άλλες πληροφορίες, όπως το πατρικό όνομα ή ένας αποθηκευμένος κωδικός πρόσβασης. Ωστόσο, οι αυστηρές απαιτήσεις ελέγχου ταυτότητας δεν πρέπει να αποτελούν εμπόδιο στο δικαίωμα στην πληροφόρηση.

Πληροφορίες – χρόνος και κόστος

Τα αιτήματα για πληροφορίες θα ανταποκρίνονται σε εύλογο χρόνο και με ελάχιστο ή καθόλου κόστος για το άτομο. Το αργότερο 30 ημέρες μετά την παραλαβή ενός αιτήματος, πρέπει να απαντηθεί. Εάν, κατ’ εξαίρεση, μια εταιρεία χρειάζεται περισσότερο χρόνο για να παράσχει πληροφορίες, πρέπει να στείλει στο άτομο μια ενδιάμεση απόφαση και να δώσει έναν εύλογο λόγο για την καθυστέρηση.

10. Δικαίωμα καταγγελίας

Το δικαίωμα προσφυγής που έχει εδραιωθεί στο PIPEDA δίνει τη δυνατότητα στους πελάτες και τους καταναλωτές να λαμβάνουν στοχευμένα μέτρα κατά των εταιρειών σε περίπτωση παραβίασης σημείων του GDPR του Καναδά.

Οι επιχειρήσεις πρέπει να παρέχουν διαδικασίες για να λαμβάνουν και να απαντούν σε παράπονα και ερωτήματα. Αυτές οι διαδικασίες πρέπει να είναι απλές και εύχρηστες. Επιπλέον, βάσει του GDPR του Καναδά, οι εταιρείες υποχρεούνται να παρακολουθούν και να διερευνούν τις καταγγελίες ακόμη και αν πιστεύουν ότι η καταγγελία φαίνεται αβάσιμη . Εάν το παράπονο αποδειχθεί έγκυρο, πρέπει να ληφθούν τα κατάλληλα διορθωτικά μέτρα. Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της εταιρείας είναι υπεύθυνος για τη λήψη παραπόνων και την κίνηση διαδικασιών.